Thông thường, bất kể nỗ lực hết sức của chúng ta, nhiều người trong chúng ta thấy mình phải đối mặt với sự lộn xộn trong không gian làm việc của mình. Tác động của lịch trình bận rộn, thách thức khối lượng công việc hoặc đơn giản là có quá nhiều đồ vật trong không gian của bạn có thể tạo ra các khu vực lộn xộn, gây mất tập trung và ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Tin tốt là bạn không đơn độc. Chúng tôi có một số mẹo dọn dẹp văn phòng mà bạn có thể thực hiện ngay hôm nay để giúp bạn tạo ra một môi trường sạch sẽ. Với một chút kiến thức và nỗ lực, bạn có thể cảm thấy tốt hơn về khu vực làm việc của mình và tăng năng suất của bạn.
Tuân thủ thói quen sắp xếp
Đặt ưu tiên của tổ chức là bước đầu tiên. Cho dù đó là công việc khai báo hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng, việc lên lịch thời gian để đánh giá khu vực làm việc của bạn là chìa khóa để giữ cho không gian làm việc của bạn được ngăn nắp và sạch sẽ.
Các chuyên gia nói rằng bằng cách tuân thủ thói quen sắp xếp khu vực làm việc của bạn, bao gồm cả việc loại bỏ bất cứ thứ gì không còn hiệu quả hoặc hữu ích, là chìa khóa để bạn hoàn thành công việc.
Tổ chức không gian làm việc của bạn nên bao gồm những gì bạn có thể nhìn thấy trên bàn làm việc và bên trong ngăn kéo bàn, bìa kẹp hồ sơ và các khu vực bên dưới và xung quanh bàn làm việc.
Có một không gian làm việc sạch sẽ và có tổ chức sẽ giúp bạn tập trung hơn và các công việc sẽ ít trở nên cồng kềnh hơn, điều này tạo ra một môi trường yên bình hơn.
Lưu trữ dữ liệu đám mây
Các tài liệu giấy cản trở con đường dẫn đến một không gian văn phòng sạch sẽ và hoạt động tốt, chưa kể đến tác động môi trường mà chúng gây ra.
Ngày nay, có một số công cụ có sẵn để trợ giúp như dịch vụ đồng bộ hóa tệp và ứng dụng quét giúp lưu trữ kỹ thuật số trở nên dễ dàng.
Ban đầu, thay đổi có thể là một thách thức và hơi khó chịu, nhưng một khi bạn đã trở thành công việc không cần giấy tờ, bạn sẽ không bao giờ nhìn lại.
Tổ chức sắp xếp lại bàn làm việc
Mọi nhà tổ chức chuyên nghiệp đều tin tưởng rằng mọi thứ nên có một ngôi nhà. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm mọi thứ trên bàn làm việc của mình, hãy cho từng món đồ vào một ngôi nhà được chỉ định có thể hữu ích. Nếu bạn phải giữ tài liệu giấy, tốt nhất là sử dụng một trình sắp xếp tệp.
Vô tổ chức có thể dẫn đến việc tốn kém tiền bạc về lâu dài. Khi bạn không thể tìm thấy tài liệu, bạn sẽ lãng phí thời gian, có thể bỏ lỡ các chi tiết quan trọng hoặc thất lạc các thủ tục giấy tờ quan trọng, và điều đó cũng gây ấn tượng không chuyên nghiệp.
Bàn tổ chức được thiết kế để cung cấp một ngôi nhà cho nhiều đồ dùng văn phòng như bút, ghi chú và giấy bìa cứng. Và nếu bạn phải có tài liệu bản cứng, hãy tìm những bộ sắp xếp có bao gồm ngăn chứa hồ sơ – hoàn hảo để giữ các thư mục và giấy tờ ở một nơi.
Tránh ăn tại bàn làm việc
Một trong những quy tắc vệ sinh văn phòng khó nhất cần tuân thủ là không ăn tại bàn làm việc. Đôi khi, công việc có thể trở nên quá tải và bạn có thể làm việc suốt giờ nghỉ trưa, ăn vặt khi đánh dấu những thứ trong danh sách việc cần làm của mình.
Ăn tại bàn làm việc có thể khiến bữa ăn của bạn trở nên kém thú vị, cộng với việc nó gần như không thể giữ cho không gian làm việc của bạn không có các mảnh vụn và mùi thức ăn. Nếu đang ngồi ăn tại bàn làm việc, bạn cũng có thể vô tình mời những vị khách không mong muốn như chuột và côn trùng đến chơi trong không gian làm việc của mình.
Đừng quên chăm sóc bản thân. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy chỉ 1/5 nhân viên văn phòng cho biết họ nghỉ trưa thực sự khỏi bàn làm việc. Tuy nhiên, nghỉ ngơi – ngay cả trong 15 đến 20 phút – là một cách đã được chứng minh để duy trì mức độ tập trung và năng lượng suốt cả ngày.
Sắp xếp các file, thư mục tài liệu trong máy tính
Chỉ vì bạn đã sử dụng không cần giấy tờ, điều đó không có nghĩa là các tệp kỹ thuật số của bạn luôn có thứ tự một cách kỳ diệu. Bằng cách tạo các thư mục tệp kỹ thuật số được chỉ định và gắn nhãn, bạn có thể tránh có một màn hình lộn xộn.
Tùy thuộc vào ngành của bạn, bạn có thể thiết lập các thư mục của mình theo nhiệm vụ, dự án, khách hàng hoặc theo năm. Cách tốt nhất để làm chủ điều này là tạo thói quen làm việc với chúng khi bạn sử dụng chúng. Điều quan trọng là phải sắp xếp thời gian để xem xét định kỳ các tệp vì một máy tính để bàn hoặc ổ đĩa kỹ thuật số vô tổ chức có thể khiến bạn choáng ngợp như một bàn làm việc lộn xộn.
Thứ Sáu hàng tuần, hãy dành 5 đến 10 phút trước khi tan sở và dọn dẹp nội dung trên bàn làm việc. Hãy dành một chút thời gian để chuẩn bị cho thứ Hai bạn cần và sắp xếp những gì bạn sẽ cần cho tuần sau. Nộp tất cả các giấy tờ rời của bạn và vứt bất kỳ thùng rác nào. Kết quả? Một ngày thứ Hai sạch sẽ và ngăn nắp, sẵn sàng để bạn thống trị danh sách việc cần làm của mình.
Bàn làm việc ngăn nắp giúp bạn tiết kiệm thời gian, giúp bạn trở thành một chuyên gia giỏi, thúc đẩy óc sáng tạo của bạn và giảm căng thẳng. Có gì không yêu về điều đó?
