Dọn dẹp vệ sinh văn phòng không hề đơn giản như bạn tưởng tượng. Có nhiều cách bố trí văn phòng, bao gồm văn phòng có không gian khép kín hoàn toàn với cửa ra vào, văn phòng có buồng bán mở, văn phòng mở với bàn, ghế lớn và ghế dài để làm chỗ ngồi, và thậm chí cả văn phòng có sự kết hợp của những cách bố trí đó.
Trong bài đăng này, chúng tôi sẽ thảo luận về văn phòng mở là gì và một số yếu tố độc đáo cần xem xét khi tạo một quy trình làm sạch toàn diện. Trong số tất cả các loại hình thiết lập văn phòng, văn phòng mở có xu hướng tạo cơ hội lớn nhất cho sự lây lan của vi trùng và vi khuẩn.
Văn phòng mở là gì?
Thông thường, bối cảnh văn phòng mở sẽ có các bức tường bên trong tối thiểu, hệ thống ghế dài thay vì các buồng nhỏ có tường thấp, ít văn phòng riêng hơn và lựa chọn không gian làm việc và phòng họp mà nhân viên có thể chọn làm việc. Trong nhiều trường hợp, thiết kế máy trạm bao gồm chỗ ngồi không được chỉ định.
Có thể chỉ định nhiều nhân viên hơn trên tầng có văn phòng mở so với tầng có buồng nhỏ. Ý thức cộng đồng tốt hơn sẽ đạt được với các văn phòng mở, cùng với việc thúc đẩy hợp tác, cộng tác, đổi mới và sáng tạo. (1)
Mặc dù văn phòng kế hoạch mở có một số lợi thế, nhưng chúng đòi hỏi mức độ bảo trì cao hơn và tần suất dọn dẹp tăng lên để bắt kịp với môi trường văn phòng linh hoạt.
Ưu nhược điểm của văn phòng mở
Ưu điểm văn phòng Mở
Trước hết, các doanh nghiệp chuyển sang mở văn phòng vì những lợi thế mà họ mang lại. Một trong những lợi thế – và có lẽ là có lợi nhất – là sự hợp tác tại nơi làm việc. Việc không có rào cản giữa các nhân viên cho phép dễ dàng giao tiếp và làm việc theo nhóm mạnh mẽ hơn.
Tiếp theo, một văn phòng mở cuối cùng có thể tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp của bạn. Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Capterra, việc đặt 50 bàn đứng cho một văn phòng mở có giá 24.000 đô la so với 60.000 đô la để thiết lập 50 tủ. Đó là nhiều hơn gấp đôi để thiết lập những buồng nhỏ! 1
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, văn hóa công sở trở nên minh bạch. Có rất nhiều tương tác và mọi người có thể nghe thấy mọi thứ, không có chỗ cho bí mật. Sự minh bạch này có khả năng mang lại cảm giác công bằng và thống nhất giữa nhân viên và người quản lý và cuối cùng là xây dựng lòng tin hơn.
Nhược điểm của văn phòng Mở
Mặc dù văn phòng mở nghe có vẻ là môi trường lý tưởng để làm việc, nhưng chúng cũng có những nhược điểm riêng. Đối với một số doanh nghiệp, giao tiếp có thể bị ảnh hưởng tiêu cực. Một nghiên cứu của Havard Business Review cho thấy các tương tác mặt đối mặt giảm 70% trong khi các tương tác điện tử tăng lên, kết luận rằng đó có thể là do thiếu sự riêng tư. 2
Ngoài ra, văn phòng mở cũng đi kèm với nhiều phiền nhiễu. Có thể có nhiều cuộc trò chuyện xảy ra xung quanh bạn trực tiếp và qua điện thoại. Các cuộc trò chuyện vẫn có thể gây mất tập trung khi ở trong buồng nhỏ, nhưng bạn sẽ có cảm giác riêng tư tốt hơn khi ở trong buồng riêng. Với các văn phòng mở, nhân viên phải tìm nhiều cách khác nhau để duy trì sự tập trung và điều đó có nghĩa là đeo tai nghe hoặc di chuyển đến một không gian yên tĩnh. 3
Tuy nhiên, một nhược điểm khác của văn phòng mở là mất năng suất. Theo Forbes, cứ 3 người lao động thì có 1 người cảm thấy phiền nhiễu và tiếng ồn từ các văn phòng mở cản trở năng suất làm việc của họ. Không phải ai cũng có khả năng tập trung trong môi trường văn phòng mở, và một số thậm chí còn nghĩ tốt nhất khi cô đơn.
Tầm quan trọng của vệ sinh văn phòng mở
Theo CDC , rửa tay có thể làm giảm hơn 20% các bệnh về đường hô hấp như cảm lạnh trong một cộng đồng. (2) Để khuyến khích vệ sinh tốt hơn, các công ty có thể cung cấp nhiều cơ hội hơn cho việc vệ sinh tay chẳng hạn như trạm khử trùng và đảm bảo đồ dùng phòng tắm luôn được dự trữ.
Bằng cách chủ động với các giải pháp khử trùng, các công ty có thể thúc đẩy tầm quan trọng của việc rửa tay và vệ sinh tổng thể.
Cùng với việc rửa tay thường xuyên, hãy yêu cầu nhân viên lau bàn, bàn phím, chuột và điện thoại của họ bằng khăn lau kháng khuẩn. Nhắc nhở nhân viên ở nhà nếu họ cảm thấy ốm.
Tính thường xuyên
Một trong những thách thức sẽ ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch dọn dẹp là tần suất không gian sẽ cần được làm sạch do số lượng nhân viên tăng lên và các khu vực bổ sung mà họ sử dụng.
Các đồng nghiệp không chỉ cộng tác nhiều hơn mà còn giao lưu với nhau thường xuyên hơn, chia sẻ phương tiện và công nghệ, và do đó đối mặt với nhiều rủi ro vệ sinh hơn trước.
Tăng số lượng nhân viên
Với việc sử dụng không gian hiệu quả hơn, có thêm nhân viên và việc sử dụng chung bàn làm việc.
Nhân viên bổ sung trong không gian chung với ít rào cản hơn tạo ra nhiều điểm tiếp xúc cao hơn, tạo cơ hội cho vi trùng và vi khuẩn hiện diện nhiều hơn, điều này làm tăng khả năng lây lan vi trùng.
Quy trình làm sạch thành công sẽ cần phải tính đến điều này để hiểu đúng phạm vi công việc cần thiết và chọn đúng loại sản phẩm để giữ cho không gian công trình luôn sạch sẽ.
Cách bố trí văn phòng mở
Trong một văn phòng mở, các bàn làm việc của nhân viên được đặt cùng nhau thay vì trong các phòng riêng lẻ, do đó không cần có các rào cản vật lý.
Trong khi loại bỏ các rào cản giúp cải thiện giao tiếp và khuyến khích làm việc theo nhóm, nó cũng làm giảm số lượng trở ngại vi trùng và vi khuẩn phải vượt qua để lây lan.
Khi bạn ở gần đồng nghiệp và chạm vào những đồ vật giống nhau, điều này dễ tạo ra một con đường lây truyền mầm bệnh như vi rút và vi khuẩn.
Không gian làm việc cần được chú ý đặc biệt
Mỗi không gian văn phòng mở sẽ có các phòng họp dành riêng để mang lại sự riêng tư hơn khi cần thiết. Các phòng này có giao thông đông đúc và có thêm các thiết bị và bề mặt thu thập vi trùng.
Cần chú ý đặc biệt để xác định và dán nhãn các khu vực này vì việc sử dụng thường xuyên và có thể dễ dàng bị bỏ qua trong một môi trường mà quyền sở hữu các khu vực là không chính xác.
Hãy dành thời gian để nắm bắt chính xác mức độ cần thiết của việc dọn dẹp trong các phòng họp và hội nghị và các không gian chung để đảm bảo các điểm nóng này được quản lý đúng cách.
Xây dựng kế hoạch vệ sinh văn phòng
Khi phát triển kế hoạch dọn dẹp của bạn, hãy cân nhắc xem xét từng khu vực trong văn phòng của bạn và lưu ý các khu vực tiếp xúc nhiều trong mỗi khu vực. Bằng cách xác định các lối đi lại thường xuyên trong các khu vực nhất định của nơi làm việc và cách các không gian đó được sử dụng, bạn sẽ có thể tạo ra một kế hoạch toàn diện có lợi cho tất cả mọi người.
Các khu vực và điểm tiếp xúc cao cần xem xét:
Văn phòng tổng hợp
- Bàn.
- Bàn và Mặt bàn.
- Tay nắm cửa.
- Công tắc đèn.
Khu vực lễ tân
- Điện thoại, chuột máy tính và bàn phím.
- Đồ dùng văn phòng bao gồm kim bấm, máy rút băng và cốc đựng bút.
- Những màn hình cảm ứng.
- Nút bấm và tay vịn thang máy.
Phòng nghỉ và nhà bếp
- Tay cầm và điều khiển thiết bị (tủ lạnh, lò nướng bánh mì, lò vi sóng, bồn rửa).
- Tay nắm tủ và cửa kéo.
- Trạm cà phê / trà và các hạng mục dịch vụ.
Phòng vệ sinh
- Tay nắm cửa và quầy hàng.
- Đồ đạc trong phòng tắm (tay cầm toilet, vòi nước, xà phòng và dụng cụ rút khăn tắm).
- Thùng rác và máy rút khăn.
- Trạm thay đổi và các bộ phân phối vật phẩm khác.
Phòng họp và hội nghị
- Các nút loa ngoài, điều khiển từ xa.
- Ti vi, màn hình cảm ứng và máy chiếu.
- Bảng trắng, bút và tẩy.
Phòng thư
- Các thiết bị như máy đo bưu điện, cân, máy tính, điện thoại.
- Các dụng cụ như súng băng, máy mở thư, máy cắt hộp.
- Lăn thùng thư và xe đẩy. (4)
Chất lượng không khí
Hệ thống điều hòa thông gió đóng một vai trò quan trọng trong việc bảo vệ chất lượng không khí trong nhà. Bảo trì HVAC phòng ngừa là điều bắt buộc đối với các văn phòng mở để giữ cho việc kiểm soát hạt và thông gió đáng tin cậy. Để đảm bảo bảo trì HVAC đóng một phần vai trò trong việc giữ cho văn phòng của bạn an toàn và lành mạnh, hãy xem xét các câu hỏi sau: (3)
- Hệ thống HVAC có được kiểm tra thường xuyên không?
- Bể chứa và hệ thống ống dẫn có được kiểm tra các chất gây ô nhiễm vi sinh vật không?
- Các bộ lọc không khí đã được lắp đặt đúng cách chưa?
Duy trì một không gian làm việc sạch sẽ và lành mạnh giúp nhân viên gắn bó hơn, tăng năng suất lao động, sự hài lòng trong công việc và giảm số ngày nghỉ ốm cũng như giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên. Việc xây dựng kế hoạch dọn dẹp chính xác và khuyến khích nhân viên nắm quyền sở hữu không gian văn phòng nhiều hơn sẽ giúp giảm thiểu bệnh tật, giảm chi phí và giảm khối lượng công việc dọn dẹp.
Sử dụng dịch vụ vệ sinh công nghiệp cho nhu cầu làm sạch của bạn là vũ khí tốt nhất để chống lại vi trùng và vi khuẩn và giữ cho nhân viên của bạn khỏe mạnh và an toàn.
Công ty TNHH dịch vụ vận tải Lộc Phát cung cấp nhiều loại dịch vụ phù hợp với bất kỳ quy mô văn phòng nào. Các dịch vụ của chúng tôi bao gồm công việc tạp vụ, khuân vác hàng ngày, giặt thảm , chăm sóc sàn nhà, dọn dẹp nhà bếp thương mại, lau cửa sổ, phun khử trùng, và hơn thế nữa!
