Doanh nghiệp của bạn đang phát triển và bạn đã phát triển nhanh hơn cơ sở hiện tại của mình. Bạn đang tìm kiếm một cơ sở lớn hơn để chứa tất cả nhân viên của mình. Hoặc bạn có vấn đề về hậu cần và muốn chuyển đến một địa điểm tốt hơn.
Bất kể lý do chuyển nhà của bạn là gì, việc chuyển văn phòng có thể khiến bạn căng thẳng.
Và ý nghĩ chuyển toàn bộ văn phòng của bạn đến một nơi mới có thể khá áp đảo.
Tuy nhiên, biết chính xác những gì bạn cần làm để chuyển văn phòng thành công có thể giảm bớt rất nhiều căng thẳng đó. Trong blog này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước của việc di dời văn phòng hiệu quả.
Danh sách Checklist công việc khi chuyển văn phòng
Di dời văn phòng của bạn đòi hỏi một lượng thời gian và nguồn lực đáng kể. Để giúp bạn thành công hơn trong quá trình chuyển văn phòng , nhóm của chúng tôi tại Lộc Phát đã tổng hợp một danh sách đầy đủ các mẹo và thủ thuật.
Đôi khi, việc chuyển nhà có thể khiến bạn cảm thấy quá sức, nhưng bạn có thể thực hiện công việc chuyển nhà của mình suôn sẻ nhất có thể bằng cách làm theo danh sách kiểm tra việc chuyển văn phòng này.
1. Vạch ra các mục tiêu cho việc di chuyển văn phòng
Trước khi chuyển đi, bạn phải vạch ra mục tiêu kinh doanh của mình. Họ là ai? Bạn đang muốn mở rộng, hoặc bạn đang cố gắng tìm một ngôi nhà tiết kiệm chi phí hơn? Biết được mục tiêu của bạn sẽ giúp định hướng cho bạn trong việc quyết định bạn sẽ đi như thế nào trong quá trình tái định cư.
2. Tìm một địa điểm văn phòng thích hợp
Dựa trên mục tiêu chính của bạn cho việc chuyển văn phòng, bạn cần chọn một địa điểm mới cho văn phòng của mình. Điều này sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến nhiều khía cạnh của quá trình di dời.
Có đủ không gian cho mọi người tại địa điểm mới không?
Có đủ ổ cắm điện và giắc cắm dữ liệu không?
Kết nối internet có hoạt động bình thường không?
Còn chỗ đậu xe?
Tùy thuộc vào cách cấu trúc của công ty bạn được thiết lập, quyết định về nơi đặt văn phòng mới có thể không phải do bạn đưa ra. Trong trường hợp đó, bạn có thể yêu cầu sự giúp đỡ từ người có thẩm quyền hơn trong vấn đề này và đưa ra quyết định chung.
3. Quyết định di chuyển như thế nào
Nếu bạn định chuyển doanh nghiệp của mình một mình, bạn có thể cần phải đưa ra một số quyết định liên quan đến dịch vụ thuê xe van và đóng gói.
Bạn có tất cả các vật liệu cần thiết để đóng gói? Nếu không, bạn cần gì? Những vật liệu này có sẵn với giá cả hợp lý không? Chúng có thể được giao trong thời gian để bạn hoàn thành công việc?
Nếu bạn không muốn gánh nặng việc đóng gói văn phòng, bạn có thể thuê một công ty tháo lắp đáng tin cậy. Họ có thể mang đồ dùng đóng gói đến và bạn sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm. Trong trường hợp này, bạn cần phải đặt xe chuyển văn phòng ít nhất một hoặc hai tuần trước ngày chuyển nhà.
Cho dù diện tích văn phòng mới của bạn rộng đến đâu, việc thuê đúng công ty sớm sẽ giúp đảm bảo rằng việc chuyển nhà của bạn diễn ra suôn sẻ. Lộc Phát là một trong những công ty chuyển văn phòng/ công ty vệ sinh công nghiệp hàng đầu tại Hải Phòng với hơn 30 năm kinh nghiệm. Nhân viên chuyển nhà của chúng tôi sẽ làm việc với bạn để thiết lập lịch trình cho việc di chuyển văn phòng để mọi thứ được hoàn thành đúng thời gian và không xảy ra sự cố.
4. Tạo một nhóm nhân viên phụ trách việc chuyển văn phòng
Điều này có thể sẽ bao gồm những nhân viên có giá trị nhất của bạn. Công việc của họ sẽ là làm việc với những người di chuyển khi họ đến vào ngày chuyển nhà để đảm bảo mọi thứ được di chuyển một cách an toàn và hiệu quả.
Những người còn lại trong nhóm sẽ xử lý việc đóng gói các máy trạm của riêng họ và các vật dụng nhỏ khác. Bạn cũng nên chỉ định một người nào đó chịu trách nhiệm hoàn thành tất cả các đầu việc còn lỏng lẻo trước khi bạn lên đường đến địa điểm mới.
5. Có tổ chức
Cho dù bạn đang di chuyển qua đường hay tiểu bang, quá trình này có thể gây khó khăn và căng thẳng. Nhưng nếu bạn có tổ chức và làm bài tập về nhà của mình, nó có thể là một việc dễ dàng.
Bước đầu tiên của bạn trước khi bạn hoặc những người di chuyển bắt đầu đóng gói là tạo một bản kiểm kê văn phòng. Điều này sẽ cho bạn biết những gì bạn phải đóng gói, những gì cần phải xử lý và những gì có thể giữ nguyên tại vị trí mới của bạn. Trong khi sắp xếp ngăn nắp, hãy đảm bảo suy nghĩ về không gian mới và phân tích xem đồ nội thất và đồ điện tử hiện tại của bạn có thể phù hợp với không gian mới hay không.
6. Lập danh sách những thứ cần đóng gói
Sau khi bạn đã sắp xếp xong đồ đạc của mình, sẽ dễ dàng hơn nhiều để tạo một danh sách tổng thể về tất cả các vật dụng cần được đóng gói. Điều này nên bao gồm tất cả các thiết bị điện tử, đồ nội thất, đồ dùng văn phòng và các mặt hàng linh tinh khác. Hãy nhớ chụp ảnh những món đồ có giá trị cao để bạn có thể nhớ chúng là gì trước khi đến ngày chuyển nhà.
7. Bảo vệ tài sản
Điều cuối cùng bạn muốn là có gì đó không ổn trong quá trình di chuyển. Vì lý do này, bạn nên đề phòng trước bằng cách đóng gói các vật dụng dễ vỡ như đồ thủy tinh và đồ điện tử bằng vật liệu thích hợp (và cẩn thận hơn với chúng).
Trước khi bạn bắt đầu thu dọn văn phòng, hãy chuẩn bị những tài liệu quan trọng cho doanh nghiệp của bạn. Bạn cần lưu trữ tất cả các hồ sơ thiết yếu của mình một cách an toàn và mang theo bên mình thay vì gửi chúng cùng với những thứ còn lại. Ngoài ra, hãy đảm bảo mang theo bản sao lưu các tệp quan trọng và thêm một lớp bảo vệ bằng mật khẩu cho hệ thống của bạn.
8. Bảo mật tất cả các dịch vụ
Ngay sau khi bạn biết vị trí nơi bạn sẽ chuyển đến, hãy gọi cho tất cả các công ty cung cấp dịch vụ internet, điện nước… và thông báo cho họ về ngày chuyển nhà của bạn. Bằng cách này, họ sẽ không cắt dịch vụ của bạn một cách đột ngột và dẫn đến sự chậm trễ không mong muốn trong việc di chuyển của bạn.
Và bạn cũng cần làm như vậy đối với không gian văn phòng mới mà bạn đang chuyển đến. Hãy gọi cho các công ty tiện ích có sẵn ở đó để thiết lập kết nối mới hoặc chuyển kết nối hiện tại của bạn sang không gian mới. Đảm bảo kiểm tra kỹ ít nhất một vài ngày trước khi di chuyển về tất cả các kết nối thiết yếu như nước, điện và internet.
Kết luận
Khi bất kỳ công ty nào chuyển văn phòng, trọng tâm chính là đảm bảo rằng công việc đó được thực hiện một cách nhanh chóng, an toàn và chính xác. Nhưng chuyển văn phòng có thể là một quá trình phức tạp trong mọi trường hợp tốt nhất. Một danh sách kiểm tra việc chuyển văn phòng như thế này sẽ giúp bạn chuẩn bị dễ dàng hơn trong lần tới khi bạn phải chuyển văn phòng, vì quá trình này có thể căng thẳng đến mức nào.
